هناك عدة خطوات ومراحل تمر بها عملية إدارة المخاطر، وتتمثل تلك الخطوات فيما يلي:

1- مرحلة التجهيز والتحضير:

وتتضمن التخطيط لعملية إدارة المخاطر ورسم خريطة العمل والأسس التي سيتم الإعتماد عليها في تقييم المخاطر، وكذلك تحديد نطاق وإطار العملية ووضع جدول الأعمال.

2- مرحلة تحديد المخاطر:

في هذه المرحلة يتم التعرف على المخاطر المحتملة وتحديد المخاطر الأكثر أهمية، فعندما يتم التعرف على الخطر ومصدره يكون من السهل التعامل معه ومعرفة الآثار المترتبة علية.

› وهناك العديد من الطرق الشائعة للتعرف على المخاطر، ومنها:

• التحديد بالإعتماد على الأهداف: مما لا شك فيه أن أي مؤسسة أو مشروع لدية مجموعة من الأهداف، وأي حدث يعوق تحقيق هذه الأهداف يمثل خطر أو تهديد.

• التحديد بناءً على السيناريو: عند السعي إلى تحقيق سياسات وأهداف معينه يتم وضع مجموعة سيناريوهات مختلفة تساعد على تحقيق المطلوب، ولذلك فإن أي حدث ينتج عنه سيناريو غير مأمول أو مخالف عن الذي تم تصوره فإنه يعرف على أنه خطورة.

• التحديد المعتمد على التصنيف: وذلك من خلال دراسة وتحليل جميع المصادر والتفصيلات التي قد ينتج عنها وقوع خطر ما.

• التحديد من خلال مراجعة المخاطر الشائعة: ففي أغلب المؤسسات يوجد قوائم بالمخاطر التاريخية والمخاطر المحتملة.

3- مرحلة التقييم:

بعد التعرف على المخاطر المحتملة وتحديد مصادرها المتوقعة تتم عملية تقييم لها من حيث إحتمالية حدوثها وكذلك مدي خطورتها والآثار المترتبة على وقوعها.

قد يكون من السهل أحياناً تقييم تلك المخاطر وأحياناً أخرى تتعذر قياسها، فصعوبة تقييم المخاطر تكمن في تحديد معدلات وقوعها، فالمعلومات الإحصائية والتاريخية عن المخاطر السابقة تكون غير متوافره في كثير من الأحيان، وكذلك فإن تقييم شدة الآثار المترتبة عادة ما يكون صعب في ظل الموجودات والنتائج غير الملموسة.

4- مرحلة التعامل مع المخاطر:

بعد أن تتم عملية التعرف على المخاطر وتقييمها، تأتي مرحلة التعامل مع المخاطر، ويمكن ذلك من خلال منهجية وإستراتيجيات إدارة المخاطر، والتي تعكس خيارات واضحة تتمثل في واحدة أو أكثر من الإستراتيجيات الآتية:

1• تجنب المخاطر: وتعني عدم المشاركة في أي أنشطة أو مجالات تحمل أي خطر أو تهديد، كتجنب التدخين حفاظاً على الصحة.

2• الإحتفاظ والإبقاء: ويعنى قبول وجود الخطر والتعامل معه كأمر واقع، ومحاولة التقليل من آثاره، بهدف الإستعداد للمخاطر الأقوى والأكبر في حال حدوثها، مثل الحصول على تأمين طبي، كطريق بديل لدفع كافة نفقات العلاج في حالة ظهور مشكلات صحية أخري تستدعي دفع مبلغ أكبر من قسط التأمين.

3• المشاركة: وتعني تقاسم ومشاركة الخطر بين طرفين، مما يقلل من التكاليف المترتبة على المواجهة الفردية للمخاطر، مثل خطط الرعاية الصحية، بحيث تتكفل الشركة بدفع جزء من تكاليف قسط التأمين مع الموظفين.

4• التحويل والنقل: وتعني نقل وتحويل المخاطر لجهة أخري، ومثال على ذلك نظام التأمين الصحي الذي يدفع الشخص أقساطه، وبالتالي يتم نقل المخاطر المالية الخاصة بالرعاية الصحية إلى شركات التأمين.

5• تقليل المخاطر: وتعني التخطيط والسعي نحو التقليل من الآثار المترتبة على حدوث المخاطر بقدر الإمكان، وذلك في حالة عدم القدرة على منعها، ويمكن ذلك من خلال إحتواء الخطر ومنع تفاقمه وإنتشاره.

5- مرحلة وضع الخطة:

تتضمن طرح مجموعة من السيناريوهات والأفكار ودراسة عدة طرق لإدارة المخاطر وإختيار أفضل الطرق والتي يمكن إتباعها للتعامل مع المخاطر، وذلك بعد التنسيق والموافقة من المستويات الإدارية المعنية، كما يجب أن تكون الخطة منطقية وقابلة للتطبيق من أجل إدارة المخاطر بشكل فعال.

6- مرحلة التنفيذ:

ويتم في هذه المرحلة إتباع الخطط والمنهج المتفق علية للتمكن من تخفيف أثار المخاطر، ويجب إستخدام التأمين في حالة المخاطر التي يمكن نقلها إلى شركة التأمين، وكذلك يتم إتباع نهج تجنب المخاطر التي يمكن تجنبها للحفاظ على أهداف المؤسسة وعدم التضحية بها، كما يجب محاولة التقليل من المخاطر الأخرى والخطر المتبقي يتم الإحتفاظ به وتحمل أعباؤه.

7- مرحلة مراجعة وتقييم الخطة:

لا تعد الخطط المبدئية لإدارة المخاطر خططاً متكاملة، فمن خلال الممارسة والخبرة والتجارب الواقعية تظهر الحاجة إلى إحداث تعديلات وتطويرات على الخطط، ويجب تحديث نتائج عملية تحليل المخاطر وكذلك خطط إدارتها بإنتظام وبشكل مستمر، وذلك يعود للأسباب التالية:

– لتقييم وسائل التحكم الأمنية المستخدمة من قبل، والتأكد إذا ما زالت فعالة وقابلة للتطبيق.

– لتقييم معدلات ومستويات التغييرات المحتملة للمخاطر المتعلقة ببيئة العمل، فمثلاً تعد المخاطر المعلوماتية والتكنولوجية مثالاً على بيئة عمل سريعة التغيير.

← يجب الأخذ في الإعتبار أنه إذا تم تقييم المخاطر أو ترتيبها حسب أولويتها بشكل غير مناسب، فإن ذلك قد يؤدي إلى إهدار الوقت في التعامل مع مخاطر من غير المحتمل أن تحدث أو المخاطر ذات الخسائر البسيطة وآثارها لا تشكل التهديد المقلق، وكذلك يؤدي إلى تشتيت المصادر والموارد التي كان من الممكن أن تُستغل بشكل أكثر فاعلية، فيجب إعطاء عمليات إدارة المخاطر أهمية كبيرة جداً حتى لا يصل الأمر إلى عرقلة عمل المؤسسة في إكمال مشاريعها أو حتى المباشرة فيها.